0
sync logo
SYNCבלוג תקני ISO

תקן ISO 9001 - מהיום הכל יהיה שונה – איך עושים את זה

מאי 2015

כדי להצליח בשינוי בארגון באמצעות תקן איכות כמו ISO 9001 ולהפוך אותו לאפקטיבי עבור הארגון והעובדים, מומלץ לקרוא בלוג זה שמפרט את העקרונות שינחו אותנו כיצד לעשות זאת.

ההחלטה לבצע שינוי בארגון באמצעות תקן איכות כמו ISO 9001:2015, בוודאי בארגון קיים, איננה פשוטה, אורכת זמן וכרוכה בשינויים – לעיתים אף מורכבים ומאתגרים.

כדי להצליח בשינוי שכזה ולהפוך אותו לאפקטיבי עבור הארגון והעובדים, חייבים עקרונות מבוססים שינחו אותנו כיצד לעשות זאת:

שינוי בארגון

מחויבות (Commitment)

לפני שמתחילים בתהליך יישום תקן ISO 9001:2015 חשוב לייצר מחויבות אישית לשינוי.

ארגון מורכב מאנשים. לכן השינוי מתחיל מבפנים ומהמחויבות של הנוגעים לדבר. לא מספיק לרצות שינוי, אלא חשוב להבין את הכדאיות והנכונות של השינוי, כלומר על מוביל השינוי קודם כל להאמין בעצמו בשינוי ובתועלת שלו לארגון (אחרת לא יצליח להעביר את השינוי), וכן להעביר את המסר לאנשים שעמם יבצע השינוי, וביחד עימם יוכלו להצליח ולהביא תועלת לארגון בעקבות יישום התקן והשינוי האמור.

ניתן לייצר מחויבות באמצעות המחשת השינוי הצפוי והדרך אליו. אם זה ע"י הגדרת מטרות הארגון בביצוע השינוי ויעדים כמותיים שבאמצעותם נוכל למדוד השגת המטרות, ואם זה באמצעות מעקב אחר התקדמות ועמידה ביעדים שהוגדרו.

יתרה מזאת, חשוב להחצין המחויבות, השינוי והדרך כלפי אנשים אחרים בארגון (ולעיתים אף מחוצה לו, אם יש להם נגיעה לדבר). בכך ממריצים את מובילי השינוי ושאר הנוגעים לדבר לקחת אחריות ולדחוף קדימה הפעילות הנדרשת. אין ספק שעם זאת תגיע גם תמיכה מהסביבה לצוות העבודה שאחראי להוביל השינוי, מה שמאוד תורם.

להתייחס לעובדות האמיתיות (Sticking to the facts)

אחד העקרונות שתקן ISO 9001מתבסס עליהם הוא 'קבלת החלטות על-פי עובדות'. לא סתם! הסיבה לכך היא שקבלת החלטות בהסתמך על עובדות מובילה להחלטות אמיתיות שבאמת תורמות לפעילות הארגון, ולא בהסתמך על "תחושת בטן" או פרשנויות כאלו ואחרות שאנו כבני אדם נוטים אליהם.

למידה (Study)

הבטחת איכות הוא תהליך לימוד מתמשך.

תקן ISO 9001:2015 מנחה אותנו על ה- 'מה' ולא על ה- 'איך'. את זה משאיר לנו – איך עושים? לומדים כל הזמן תוך כדי תנועה ולא פחות חשוב מתנועה של אחרים, אם זה מאירועים שקרו וכתוצאה מהניסיון שלהם למדנו מה צריך לעשות, ואם זה באמצעות כך שזיהינו אירוע טרם הופעתו.

"אין חכם כבעל הניסיון" – אם חוויתי אירוע מסוים ובעקבות כך אני למוד ניסיון, כנראה שלא אפול שוב לאותו בור. אבל מה עם הסביבה שבה אני עובד? כדאי להעביר את המסקנה מהאירוע, את הניסיון שרכשתי, גם לאנשים שעמם אני עובד. במילים אחרות, לקחת את מה שאמרו חז"ל צעד אחד קדימה וליישם את: "חכם לא ייכנס לבור שנבון יידע איך לצאת ממנו".

יישום נכון של התקן מוביל לתהליך למידה מתמשך שמוביל שינויים בריאים בפעילותו העסקית, תפעולית ואפילו כספית של הארגון.

שיפור ביצועים (Improvement)

בשורה התחתונה מה שקובע הוא מבחן התוצאה.

אם חווינו הצלחה – המוטיבציה שלנו תעלה והפוך. חשוב להציג את היעדים בפרמטרים כמותיים שניתן למדוד אותם ולהאדיר את ההצלחות של צוותי העבודה שאחראיים על שינויים כאלו ואחרים, ולמנוע מצב של פקפוק בתהליך ובצוות.

חובה להגדיר מראש מה הציפיות מהצוות, התהליך המתבקש, אמצעי ונקודות הבקרה שבהם יציגו את התקדמות השינוי וההישגים שלהם.

לא פחות חשוב הוא להיות גלוי ולהציג גם כישלונות, לעיתים אף בכדי להעלות אותם לדיון ולהסיק מסקנות לגבי המשך התהליך בפרט ותהליכים אחרים בכלל.

בסופו של דבר, לא כל תהליכי השינוי חווים הצלחה ותמיד יהיו כאלו שהשיגו תוצאות הפוכות. מאלו ומאלו לומדים, ובלי שניהם אין זכות קיום לארגון, ובזכות השילוב של הצלחות וכישלונות והלימוד מהם משיגים את השיפור המועיל ביותר בביצועי הארגון.

השאיפה של כל ארגון צריכה להתמקד בתהליך הלימוד והשיפור, ולא בהצלחה או בכישלון. על הצלחות לתגמל, לעומת כישלונות שיש ללמוד מהם בלבד.

ארגון שיישם תקן ISO 9001:2015 ויקפיד לעבוד לפי עקרונות אלו, יניע בהצלחה את הארגון קדימה.

 

השאר פרטים לשיחת ייעוץ בנוגע להסמכה לתקן 9001 ISO

 

cross
0
    עגלה ריקהחזרה לחנות