ניהול זמן... דברו איתי בעוד מספר שבועות, כשיתפנה לי קצת זמן...

היומן שלי עמוס ואין לי זמן כרגע לדחוף אפילו סיכה. אני מסתכל מספר שבועות קדימה ורואה שהיומן פנוי יחסית. טוב מאוד, נתאמץ מעט, ובעוד שבועיים שלושה נוכל להשקיע יותר זמן בניהול במקום "להתעסק" בעבודה השוטפת.
חלפו להם שבועיים שלושה, ואני באותו מצב! אבל... חשבתי... בעצם תכננתי, שזה ישתנה.
אז מה קרה?

היומן שלי עמוס ואין לי זמן כרגע לדחוף אפילו סיכה. אני מסתכל מספר שבועות קדימה ורואה שהיומן פנוי יחסית. טוב מאוד, נתאמץ מעט, ובעוד שבועיים שלושה נוכל להשקיע יותר זמן בניהול במקום "להתעסק" בעבודה השוטפת.

חלפו להם שבועיים שלושה, ואני באותו מצב! אבל... חשבתי... בעצם תכננתי, שזה ישתנה.
אז מה קרה?

במחקרים שנעשו על ניהול זמן, הגיעו למסקנות רבות ומגוונות, כאשר חלקן דומות, בווריאציות שונות. מאחר ובהכשרתי אני מהנדס, המרתי מסקנות אלו לכלים ניהוליים פשוטים ומובנים הניתנים למימוש, ואלו הכלים שהוכחו כשימושיים ביותר לניהול זמן נכון:

להתמקד בתפקיד האמיתי שלנו:

אנו נוטים להקל ראש ולחשוב שפשוט ומהיר יותר לבצע פעולה מאשר להסביר (למי שאמור לבצע אותה באמת) איך לבצע אותה או להמתין שיבצעו אותה על דרך הניסוי והתהייה.

בסופו של דבר אם נמשיך לבצע את העבודה של מישהו אחר – לא יישאר לנו זמן לעשות את מה שבאמת אנו צריכים לעשות – העבודה שלנו.

חשוב לאפשר לעצמנו לסמוך על אחרים (אפילו אם זה כרוך בלאפשר להם לטעות בהתחלה...) ולהבין שהאצלת סמכויות (מושכלת כמובן) זה חלק מניהול נכון.

להגדיר שיטה לפעולה חוזרת (= נוהל עבודה):

כאשר ישנן פעולות שחוזרות על עצמן, חשוב להגדיר נוהל כשיטה לביצוע אותה פעולה – מי מבצע, מה מבצע, אלו תשומות מוגדרות לתהליך ואלו תפוקות מתקבלות ממנו, מתי מתבצעת כל פעולה ומה הן התנאים לביצוע כל שלב.

כאשר אין שיטה ברורה למי שאמור לבצע משימה – מה ואיך צריך לבצע – זה מוביל לכך שבכל פעם הפעולה מתבצעת בדרך אחרת, ובכך אנו מבזבזים זמן.

להתחיל דברים (או: לא לדחות דברים):

צריך לעשות משהו – תתחיל! אל תתמהמה, הזמן לא מחכה לך.

התחלת משימה, תסיים אותה! לא לקפוץ מנושא לנושא:

לרובנו קשה להיכנס ל"מוזה" ולהתחיל לעבוד על משימה כזו או אחרת.

לעומת זאת קל מאוד לצאת ממשימה למשימה אחרת (שגם ממנה, אם לא נקפיד, נקפוץ למשימה אחרת).

לכן כאשר מחליטים כבר להתחיל משימה – חשוב לבצע אותה בלי להפסיק, גם אם בדיוק נזכרתי במשימה אחרת או שמישהו נכנס ושאל "מה קורה עם..." או שקפץ לי רעיון לראש או כל הפרעה אחרת.

פשוט לסיים מה שמתחילים.

כאשר מחליטים על משימה – מומלץ להגדיר מראש עד איזה שלב מתקדמים בה. ייתכן ומדובר במשימה שלא אסיים בבת אחת, אבל מראש אני יודע היכן אני רוצה לסיים הביצוע כעת.

לא לתת ל"רעשים" להפריע:

הגדרנו שעתה עובדים על משימה – מתמקדים בה בלבד. לא מאפשרים ל"רעשים" להפריע לנו – עובד שנכנס ויש לו רק שאלה קטנה, מייל מעניין שבדיוק התקבל, רעיון חדש שרק לרשום אותו בצד – כל אלו הם גורמים מפריעים לרצף העבודה וכדאי לדחות אותם (עד כדי התעלמות).

מחקרים הראו שברוב המקרים, כאשר פנה מישהו בשאלה והתבקש על ידי הנשאל לחזור עם אותה שאלה מאוחר יותר, לא חזר השואל שוב מאוחר יותר כי הסתדר לבדו.

מפתיע? "טבע הדברים להסתדר"...

כאשר הנשאל מפסיק את עיסוקו ומפנה את תשומת לבו לשואל, הוא משקיע זמן במשימה חדשה נוספת (ולא וודאי שיוכל באמת לסייע) ומאבד את הרצף בעיסוקו הנוכחי (לעיתים אף לא חוזר לרצף העיסוק בו לאחר מכן).

להגדיר מועד לסיום המשימה:

ישנן 2 גישות (עיקריות) לבצע משימה – להתחיל מוקדם ככל הניתן או לסיים מאוחר ככל הניתן – כך או כך, כאשר ישנו מועד כיעד לסיום שאסור לעבור אותו, המשימה תושלם עד אז.

ברגע שנגדיר מועד "ברזל" לסיום משימה – נעמוד בו.

לקבוע פגישות שחוזרות על עצמן בתדירות ובמועד קבוע:

אם העיסוק שלך כולל ניהול (מכל סוג), תידרש לקיים פגישות סטאטוס עם אנשים.

תגדיר אלו פגישות נדרשות ועבורן תקבע מועד ותדירות קבועים במינימום שינויים. במקביל תנהל מפגישה לפגישה את המשימות למעקב כך שכלל המשתתפים באותה פגישת סטאטוס קבועה ידעו מה הן המשימות והתקדמותן.

כל אלו הם כלים מוכחים לניצול נכון של הזמן הקצוב שעומד לרשותנו לקידום משימות והשלמתן. מנהלים שיישמו כלים אלו דיווחו על שדרוג מהותי ביכולת הביצועית ובניצול הזמן שלהם, וממקום שהרגישו בתפקיד "מכבה שריפות" הצליחו למקד את הניהול שלהם, לשפר הישגים ולהשיג את היעדים המוצבים בפניהם.

לאחר שתיישמו כלים אלו ותצליחו גם אתם לנהל את הזמן שלכם נכון, כל שיישאר לכם לעשות הוא להחליט מה לעשות בזמן שיתפנה לכם.

 

מעוניין בטיפים נוספים ? צור קשר